Případová studie z realizace zakázky pro Brněnské městské firmy. Projekt zahrnoval analýzu připravenosti na flexibilitu v IT a HR a návrh řešení zavádění práce na dálku, práce z domova a jiné flexibilní formy práce.

Úvod: 

Zadavatelem projektu bylo město Brno, které vlastní 9 akciových městských firem. 

Celkem je to více než 4000 zaměstnanců.

  • Teplárny Brno, a.s.
  • Brněnské komunikace a.s.
  • Veletrhy Brno, a.s.
  • Dopravní podnik města Brna, a.s.
  • SAKO Brno, a.s.
  • Technické sítě Brno, akciová společnost
  • Pohřební a hřbitovní služby města Brna, a.s.
  • Lesy města Brna, a.s.
  • STAREZ – SPORT, a.s.

 

Cíl:

  • Zanalyzovat, jak jsou jednotlivé společnosti připraveny na flexibilitu v oblasti IT a HR.
  • Navrhnout flexibilní možnosti práce jako práce na dálku, práce z domova, zkrácené úvazky, hybridní formy práce, atd.
  • Zjistit očekávání, potřeby, předsudky a potenciální problémy manažerů a zaměstnanců ve vztahu k flexibilitě.
  • Navrhnout řešení, které by umožnilo pracovat firmám a jejich zaměstnancům maximálně flexibilně při zohlednění jejich předmětu činnosti.

 

Hlavní bariéry a výzvy:

  • zvyk pracovníků firem řešit většinu komunikace osobně,
  • nízká schopnost vidět přínosy flexibilních forem práce, včetně práce na dálku a práce z domova,
  • neznalost přínosů flexibility,
  • nízká ochota a motivace ke změně.

 

Řešení:

1. krok – Analýza současného IT a návrh nového řešení pro maximální flexibilitu

Detailní analýza v brněnských městských firmách prozkoumala připravenost jejich IT procesů, systémů, hardwaru a softwaru nezbytných pro plnou flexibilitu. Výstupem byly rámcové kalkulace nákladů a doporučení, co je nutné vylepšit či změnit, aby bylo možné flexibilitu včetně práce na dálku a práce z domova v jednotlivých firmách maximálně podporovat.

2. krok – Analýza a návrhy změn v HR smlouvách, předpisech a ISO certifikacích s ohledem na maximální flexibilitu

Detailní zpráva zanalyzovala současné pracovní smlouvy, HR předpisy a ISO a navrhla změny pro zvýšení flexibility firem. Výstupem byly u všech předložených dokumentů komentáře, doporučení k úpravám a nové vzory chybějících smluv a předpisů.

3. krok – Medializace tématu flexibility uvnitř společnosti

Vytvoření série osvětových článků pro jednotlivé brněnské městské firmy. Jejich účelem bylo vysvětlit zaměstnancům přínosy flexibility a další kroky jejího zavádění.

4. krok – Analýza potřeb a zkušeností zaměstnanců a manažerů s flexibilitou

Dotazníkového šetření se zúčastnilo 768 vybraných manažerů a zaměstnanců. Následná analýza se zaměřovala na aktuální stav flexibility, připravenost na ni a individuální potřeby flexibility ze strany zaměstnanců a manažerů.

 

Dále byly zjišťovány:

  • očekávání a obavy spojené s přechodem na větší flexibilitu,
  • vlastní zkušenosti s flexibilitou,
  • vhodnost flexibility pro jednotlivé pracovní pozice,
  • dovednosti a znalosti manažerů k vedení zaměstnanců na dálku a další témata.

Každá ze zúčastněných firem získala svůj vlastní analytický výstup a doporučení pro další kroky směrem k maximální flexibilitě.

 

Výsledky:

Krizový scénář

Analýzy a jednotlivé kroky projektu slouží jako krizový scénář připravenosti na potenciální krizi a rychlé přejití na maximální flexibilitu, což se ukázalo s nástupem COVID jako prozřetelné.

3 detailní analýzy a navazující návrhy řešení pro maximální flexibilitu

  1. Analýza IT připravenosti na flexibilitu (90 stran výstupní zprávy)
  2. Analýza a návrhy změn v HR předpisech a ISO certifikacích (138 stran výstupní zprávy)
  3. Analýza potřeb a zkušeností zaměstnanců a manažerů v souvislosti s pracovní flexibilitou (111 stran souhrnné zprávy za všechny firmy)

68 pracovněprávních dokumentů a 421 stránek

Zanalyzovali a připomínkovali jsme pracovně právní dokumenty v jednotlivých firmách ve vztahu k maximalizaci flexibility.

20+ vzorových dokumentů a smluv

Připravili jsme více než 20 vzorových dokumentů a smluv pro pokrytí potřeb personálních oddělení ve vztahu k zavádění flexibilních pracovních režimů.

100+ proškolených vedoucích pracovníků

Manažeři byli seznámeni s výhodami a přínosy maximální flexibility pro jednotlivé zaměstnance, oddělení i jednotlivé firmy.

 

Závěr a vyhodnocení

V rámci výstupů projektu byly řešeny také obavy, námitky a předsudky v souvislosti s budoucím rozšiřováním flexibility. Pro jejich vyřešení byly navrženy a poskytnuty tipy, jak se s nimi vypořádat. Jednotlivým společnostem byl předán konkrétní návrh dalšího vzdělávání pro další rozvoj pracovní flexibility. Právě vytvořením systému vzdělávání rozvíjejícího kompetence a dovednosti potřebné pro další rozvoj flexibility jak pro manažery, tak také pro zaměstnance společností, by mělo být předmětem další fáze projektu.

 

ReferencePetr Hladík

V roce 2019 probíhala v 9 největších brněnských městských firmách projekt Analýza flexibility včetně návrhu
řešení, jak ji efektivně zavést. Firma Talentwork tento projekt splnila v plném rozsahu a s maximálním nasazením. Díky tomuto projektu byly firmy mnohem lépe připravené na potenciální krizi, která se bohužel ukázala s nástupem COVIDu jako reálná.

Petr Hladík, 1. náměstek primátora města Brna